Fin de la fase de estabilización del nuevo sistema de CCSS ya tiene fecha

El 2 de junio pasado, la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) puso en marcha la ambiciosa y controvertida implementación de su nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).

Desde entonces se materializaron algunos de los riesgos que diferentes oficinas de la institución advirtieron previamente, al punto que han sido reiteradas las advertencias de parte de la Auditoría Interna y, más recientemente, hasta de la Contraloría General de la República (CGR).

Precisamente, en una de las últimas, dada a conocer el 13 de noviembre anterior por Teletica.com, el órgano fiscalizador de la entidad que administra los servicios públicos de salud hizo ver su preocupación por el lento avance de la etapa de estabilización de la plataforma presentada por la Dirección del Plan de Innovación. Incluso, la Auditoría Interna señaló que lejos de lograrse alguna mejora, se ha dado un deterioro —al menos— en la gestión operativa de las farmacias, con las implicaciones que ello puede tener.

Frente a esos señalamientos, este medio solicitó una posición al director aludido, Héctor Arias, a fin de conocer, por ejemplo, cuándo estará concluida esa fase. Según sus cronogramas, la esperada fecha está pactada para el 9 de enero próximo.

En adelante, se espera completar la ejecución de las líneas de acción establecidas y realizar la evaluación de cierre técnico-operativo, con miras a la transición hacia la operación sostenida del sistema.

"De acuerdo con el cronograma oficial de estabilización aprobado en Comité Ejecutivo de Alta Gerencia, que agrupa las actividades centrales de estabilización de los procesos institucionales a partir de la implementación del ERP, se han venido presentando avances importantes en el proceso de estabilización en todas las líneas de trabajo consensuadas con las gerencias, en las cuales se han abordado los riesgos informados por la Auditoria Interna.

"Los resultados evidencian un avance sostenido en la consolidación técnica del sistema, con mejoras visibles en el avance en la normalización de pagos a proveedores, pago de incapacidades al día, avance en la conciliación de inventarios, así como en la disminución del tiempo de atención de incidencias reportadas en la Mesa de Servicios", aseguró el funcionario.

Arias puntualizó que la estabilización permanece en ejecución, bajo constante seguimiento técnico y funcional.

El director enfatizó que ese proceso no es responsabilidad exclusiva del Plan de Innovación, sino que se desarrolla de forma conjunta con las gerencias institucionales, en su condición de dueñas de los procesos sustantivos y sistemas legados que también deben estabilizar su funcionamiento con el sistema.

Así, a cada gerencia le corresponde liderar las acciones de su ámbito de competencia, mientras que su oficina ejerce la coordinación técnica, el soporte funcional y el aseguramiento de la disponibilidad y trazabilidad de la plataforma.

Subrayó el funcionario que, en ese contexto, su despacho no posee injerencia directa sobre la ejecución de procesos operativos, la corrección de datos provenientes de otros sistemas o la certificación de datos previos al ERP. Apuntó que dichas actividades son gestionadas directamente por las gerencias.

Faltantes

Uno de los hallazgos más relevantes que ha hecho la Auditoría Interna tiene que ver con el desabastecimiento de medicamentos en las farmacias de los hospitales y clínicas de todo el país.

Ese punto en particular ha sido objeto de señalamientos incluso del Ministerio de Salud, lo que desató un escándalo por discrepancias en los inventarios de fentanilo del servicio del Hospital México, en San José, como reveló el 16 de setiembre pasado Teletica.com.

Frente a tales situaciones, que motivaron la apertura de una investigación por aparente infracción a la Ley de Psicotrópicos, el órgano fiscalizador de la Caja llevó a cabo un sondeo en las farmacias de 29 centros médicos, que arrojó que el 58,62% de estos han sufrido faltantes de tratamientos tras la implementación del ERP. Ello implica un riesgo de afectación directa a pacientes de la institución, que mes a mes retiran medicamentos para tratar enfermedades como hipertensión o diabetes, entre otros.

"Es importante señalar que desde antes de la salida en vivo del ERP, se estableció como medida transitoria, la utilización durante las semanas iniciales de estabilización, del Sistema de Gestión de Suministros (SIGES) para la continuidad del proceso de abastecimiento institucional. Bajo esta dinámica se ha mantenido el proceso de solicitud y abastecimiento de insumos y medicamentos procurando en todo momento dotar a los centros de lo requerido para la efectiva prestación de servicios, es decir, el Área de Almacenamiento y Distribución (ALDI) ha continuado efectuando los despachos de los productos solicitados por cada establecimiento, con el propósito de mantener la disponibilidad de medicamentos e insumos requeridos para la atención de los pacientes.

"De acuerdo con los registros del Sistema Integrado de Farmacia (SIFA), los inventarios se encuentran contabilizados. No obstante, en aquellos casos donde se han presentado contratiempos en el registro o actualización del inventario dentro de los sistemas, las unidades han implementado medidas de contingencia, para mantener la operación y avanzar en la estabilización del sistema", explicó Héctor Arias.

La Dirección de Plan de Innovación insistió en que esas acciones han permitido garantizar la continuidad de los servicios y conservar el control básico de los productos durante los procesos de estabilización e integración.

Asimismo, ese despacho indicó que desde el 1° de noviembre pasado se puso en funcionamiento la recepción directa de medicamentos en el Sistema de Farmacia. Con ello se busca mantener actualizados los inventarios a nivel nacional, en tanto se concluye con la carga en ERP de movimientos provenientes del Área de Almacenamiento a través del Sistema de Gestión.